Creación de una propuesta del plan estratégico para el archivo del Registro Civil, ubicado en San Pedro de Montes de Oca, San José, para el periodo 2023 - 2024

Abstract

El presente trabajo de investigación plantea como su resultado final la propuesta de un Plan Estratégico de uso interno de la Jefatura del Archivo del Registro Civil, que sirva como instrumento de gestión gerencial cuya aplicación, coadyuve con que las actividades a ejecutar en los años 2023 y 2024 en dicha unidad administrativa, se desarrollen en pleno alineamiento con la planificación estratégica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil planteada en el PEI 2019-2024, esto último representa la justificación de la investigación. Para lograr que la propuesta antes descrita cumpla con la utilidad que se ha visualizado, fue necesario realizar un profundo análisis del objeto de la investigación con el fin de determinar con claridad y precisión sus objetivos dentro de los cuales destaca que la propuesta de plan estratégico producto de esta investigación, contribuya con la mejora continua de los productos y servicios del Archivo del Registro Civil durante el periodo 2023 - 2024. Lo mencionado anteriormente representa uno de los aspectos más relevantes desarrollados en el primer capítulo. El segundo capítulo, es el resultado del estudio y análisis de una serie de conceptos, teorías, e ideas, entre otros elementos, cuya síntesis, representa una parte importante del fundamento de la propuesta de la investigación desde una base teórico, conceptual y contextual, principalmente enfocada en el desarrollo estratégico de las organizaciones avocadas a la gestión documental. A lo largo del capítulo tercero, se describen las decisiones metodológicas que tuvieron lugar a lo largo de la investigación, a fin de poder tener un acceso adecuado a información oportuna y confiable, así como, para poder realizar un análisis objetivo y útil de la información. Está investigación ostenta el enfoque mixto, debido a que se combinaron los enfoques cualitativos y cuantitativos, así mismo, cuenta con un carácter descriptivo, ya que busca identificar y perfilar las características existentes en torno a la gestión estratégica del Archivo del Registro Civil, dentro del contexto institucional que representa el PEI 2019 - 2024 del Tribunal Supremo de Elecciones. Por otro parte, su diseño corresponde al tipo no experimental transversal, en virtud de que las variables no se pudieron manipular o controlar; y los datos se recolectaron una única vez. En cuanto a la unidad de análisis de este trabajo de investigación, se debe indicar que, se conformó por las personas usuarias que mensualmente visitan el Archivo del Registro Civil. En lo que concierne a la población, la misma se definió como el promedio semanal de personas usuarias que recibieron los productos y servicios del Archivo del Registro Civil, entre enero 2021 y noviembre 2022. En total fueron encuestadas 45 personas usuarias y se entrevistaron 10 personas funcionarias. En la aplicación de las encuestas se emplearon criterios de inclusión y exclusión, relacionados con aspectos como la edad, la salvaguardia y la inscripción de hechos vitales y civiles. Los resultados producto de la aplicación tanto de la encuesta como de las entrevistas, se exponen en el capítulo cuarto. Dichos resultados, están asociados a cada uno de los objetivos que se han definido para la investigación y se relacionan principalmente, con la percepción de las personas usuarias sobre la calidad de los servicios y productos del Archivo del Registro Civil, así como con las oportunidades de mejora que visualizan de ellos. La interpretación y el análisis realizado de los resultados obtenidos tanto por medio de las encuestas como de las entrevistas, así como la valoración realizada de toda la información a la que se tuvo acceso durante la investigación, quedo plasmada en el capítulo quinto, identificándose una serie de datos que han sido priorizados según el valor que agregan al cumplimiento de los objetivos propuestos y que contribuyeron de manera eficiente con la elaboración de la propuesta del presente estudio. En el capítulo sexto, se presentan las conclusiones y recomendaciones producto de la investigación, las cuales están relacionadas con la optimización y digitalización de los procesos del Archivo del Registro Civil, así como de sus productos y servicios, capacitación de su capital humano, entre otros aspectos. Para finalizar en el capítulo séptimo, se describe de manera detallada la propuesta del Plan Estratégico para el Archivo del Registro Civil 2023-2024, el cual incluye el análisis FODA, el cual representa el enfoque situacional de la propuesta, el marco filosófico propuesto para el Archivo del Registro Civil, así como los ejes estratégicos y líneas de acción que se proponen.